Zu der Tagung werden 65 Betreiber traditioneller Schiffe, Vertreter von Schifffahrtsmuseen, maritimen Vereinen und Vereinigungen und Veranstalter maritimer Feste aus 15 Ländern Europas erwartet. Ausgerichtet wird die Konferenz vom Büro Hanse Sail der Tourismuszentrale Rostock & Warnemünde in Zusammenarbeit mit dem in den Niederlanden registrierten Verein für den Erhalt maritimer Kulturgüter European Maritime Heritage (EMH), dessen Vorsitzender ein Engländer ist: David Morgan. Aktiv im Vorstand tätig ist auch die Gemeinsame Kommission für Historische Wasserfahrzeuge (GSHW), der deutsche Dachverband für in Fahrt befindliche Traditionsschiffe, deren Vorsitzender Jan-Matthias Westermann in Rostock zur aktuellen Situation der unter deutscher Flagge betriebenen Oldtimer berichten wird.
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