Testphase nicht zu knapp bemessen

E-Bilanz

(lifePR) ( Bonn, )
Nur noch kurze Zeit akzeptieren Finanzbehörden den Jahresabschluss in Papierform. Für alle Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2012 beginnen, wird die elektronische Übertragung zur Pflicht. Viele mittelständische Unternehmen haben noch keine hinreichenden Vorkehrungen getroffen, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Betriebe sollten ihre Strukturen und Abläufe rechtzeitig anpassen, damit die papierlose Kommunikation mit den Finanzbehörden reibungslos funktioniert.

Die Umstellung auf die E-Bilanz verlangt zum Teil erhebliche Umstellungen - vom ERP-System über die Buchhaltungs-Software bis hin zum Buchungsverhalten. Ein besonderes Augenmerk erfordern die Kompatibilität der Software und die Ergebnisqualität der Reports. Auch der Faktor Mensch ist bei der Umstellung auf die E-Bilanz nicht zu vernachlässigen. Es ändern sich zum Teil lange gebräuchliche Kontenrahmen und verwendete Sachkonten, was eine gründliche Einübung der verantwortlichen Kräfte notwendig macht.

"Leicht werden Umfang und Zeitbedarf einer Umstellung unterschätzt", betont BVBC-Vizepräsident Eckhard Melyarki. "Unternehmen sollten besser im Vorhinein mehr Zeit einplanen als im Nachhinein böse Überraschungen zu erleben." Mit einer ausgiebigen Testphase können Firmen mögliche Fallstricke frühzeitig erkennen und umgehen. Andernfalls kann es zu weitreichenden Konsequenzen kommen, die nicht auf die Schnelle und nur mit hohen Zusatzkosten kompensiert werden können.

Wie sollten mittelständische Unternehmen vorgehen? Firmen sollten in Netzwerken Informationen einholen und Erfahrungen austauschen. So gewinnen sie einen schnellen Überblick über alternative IT-Produkte und ihre Praxistauglichkeit. Die Umstellung auf die E-Bilanz sollte als Projekt definiert und in erfahrene Hände gegeben werden. Als Projektverantwortliche kommen häufig Controller und Bilanzbuchhalter in Betracht, da sie alle damit in Verbindung stehenden Fragen fachlich überblicken und koordinieren können. Innerhalb der Testphase hat sich der Einsatz von Checklisten bewährt. So bleiben alle Faktoren und der verbleibende Handlungsbedarf stets im Blick.

Quelle: Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC), www.bvbc.de
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