Mitarbeiter/Mitarbeiterin Verwaltung

Zur Verstärkung des Verwaltungsteams im Oberschlesischen Landesmuseum in Ratingen wird eine engagierte Persönlichkeit mit hoher organisatorischer Kompetenz und Erfahrung im Umgang mit Drittmitteln gesucht.
Beginn: ab sofort

Über die Einrichtung:
Das Oberschlesische Landesmuseum ist eine bundesweit einzigartige Kultureinrichtung, die sich der Geschichte, Kultur und Gegenwart Oberschlesiens widmet. Mit Ausstellungen, Bildungsangeboten und Projekten leistet die Einrichtung einen Beitrag zur kulturellen Verständigung und zum Austausch.

Aufgaben:

• Verantwortliche Leitung bei der Umsetzung aller Verwaltungsaufgaben nach Weisung der Direktion
• Umfassende Abrechnung und laufende Verwaltung von Drittmitteln, Projektförderungen und öffentlichen Zuwendungen
• Gründliche Erstellung und Prüfung sowie vollständige Dokumentation von Verwendungsnachweisen und Sachberichten
• Umfassende und eigenständige Prüfarbeiten in der Verwendungsnachweisprüfung
• Selbstständige und kontinuierliche Überwachung von Budgets und Förderauflagen einschließlich der verantwortungsvollen Betreuung der Haushaltsmittel
• Professionelle Zusammenarbeit mit Fördergebern, Partnerinstitutionen, externen Firmen und internen Projektverantwortlichen
• Allgemeine Verwaltungs- und Büroorganisation samt ordnungsgemäßem Zahlungsverkehr
• Selbstständige Einleitung und ordnungsgemäße Umsetzung von Vergabeverfahren
• Aktive Unterstützung der Museumsleitung in administrativen und organisatorischen Abläufen
• Ordnungsgemäße Vorbereitung von Verträgen, Protokollen und internen Unterlagen
• Verwaltungstechnische und laufende Betreuung der Liegenschaften
• Unterstützende Mitarbeit im Finanz- und Rechnungswesen
• Selbstständige Bearbeitung von Aufgaben der Personalverwaltung ohne Leitungsfunktion (z. B. Pflege von Personalunterlagen, Unterstützung bei Vertrags- und Abwesenheitsangelegenheiten)
• Aktive Mitwirkung beim Aufbau, der Organisation und der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Verwaltungsabläufen und internen Prozessen
• Freundliche und zuverlässige Bearbeitung von Anfragen (Telefon, E-Mail, Post)

Anforderungsprofil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Abrechnung von Drittmitteln, Förderprogrammen oder Zuwendungen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel; Kenntnisse und Erfahrung mit DATEV sind wünschenswert
• Präzise, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Kommunikations-, Organisations- und Teamfähigkeit
• Interesse an kulturellen Themen und an der Museumsarbeit

Angebot:

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer renommierten Kultureinrichtung
• Ein engagiertes, kollegiales Team und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Gestaltungsmöglichkeiten und eigenständiges Arbeiten
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Vergütung: In analoger Anwendung des TV-L, EG 9a, Einstufung nach Erfahrung und nach Qualifikation

Bewerbung:
Vollständige Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Nachweise) sind bis zum 22.02.2026 per E-Mail an skrabania@oslm.de oder per Post zu richten an:

Oberschlesisches Landesmuseum
Bahnhofstraße 62
40883 Ratingen

Rahmenbedingungen:
Dienstherr: Stiftung Haus Oberschlesien
Dienstort: Oberschlesisches Landesmuseum, Ratingen
Arbeitszeit: Vollzeit