Assistenz der Geschäftsführung / Koordination Festivalbüro (m/w/d) (30h/Woche)

Wir suchen zum 15. November 2026 eine verantwortungsvolle und motivierte

Assistenz der Geschäftsführung / Koordination Festivalbüro (m/w/d) (30h/Woche)

Über die ifs
Im Jahr 2000 gegründet, gehört die ifs Internationale Filmschule Köln zu den führenden Aus- und Weiterbildungsinstitutionen für Medienschaffende in Deutschland. Das Programmprofil umfasst den Bachelorstudiengang Film mit den Fachschwerpunkten Drehbuch, Regie, Kreativ Produzieren, Kamera, Editing Bild & Ton, VFX & Animation und Szenenbild sowie die Masterstudiengänge Serial Storytelling, Digital Narratives, Entertainment Producing und 3D Animation for Film & Games. Darüber hinaus bietet die ifs deutschsprachige und internationale Weiterbildungsprogramme an. Die ifs ist gemeinnützig und eine Tochtergesellschaft der Film- und Medienstiftung NRW. Die Studiengänge werden in Kooperation mit der TH Köln angeboten.

Deine Aufgaben
Assistenz der Geschäftsführung (ca. 10 Wochenstunden)
Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützt du die Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Belangen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen, Sitzungen und Besprechungen, einschließlich Reiseplanung und Fristenüberwachung
• Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz sowie Geschäftsdokumenten in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Geschäftsführungsberichten sowie Erstellung von Auswertungen und Statistiken
• Durchführung von Recherchen und strukturierte Aufbereitung der Ergebnisse
• Planung und Umsetzung von Mailings inklusive Pflege und Aktualisierung der Adressdatenbank
• Protokollführung in deutscher und englischer Sprache

Koordination Festivalbüro (ca. 20 Wochenstunden)
Darüber hinaus übernimmst du folgende organisatorische und koordinierende Aufgaben im Festivalbüro:

• Koordination und Verwaltung von Festivalterminen sowie organisatorische Betreuung der Festivaleinreichungen von Studierendenfilmen
• Ansprechpartner*in für Studierende und Schnittstelle zwischen den beteiligten Bereichen
• Zusammenstellung und Verwaltung/Archivierung der Einreichunterlagen und Sichtungskopien
• Pflege und Aktualisierung der hausinternen Filmdatenbank
• Koordination der Festivalfilme in enger Abstimmung mit der Technikabteilung
• Abstimmung und Koordination von Lizenzverkäufen in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung der ifs

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise im Bereich Medien, Verwaltung oder Kulturmanagement
• Idealerweise hast du bereits Erfahrungen in der Film- und Medienbranche gesammelt.
• Du gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um und handelst stets mit höchster Diskretion.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Du bist kommunikationsstark und hast Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpersonen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen sowie Offenheit für digitale Tools
• Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
• Interesse an Film und Festivals

Unser Angebot

• Teamorientiertes Arbeitsumfeld
• Wir begrüßen Vielfalt und ermöglichen allen Hochschulangehörigen Chancengleichheit
• Entfaltungsmöglichkeiten für ein selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf (flexible Arbeitszeiten)
• Möglichkeit zur mobilen Arbeit
• 30 Tage Urlaub (bezogen auf eine 5-Tage-Woche, 24. und 31.12. sowie Rosenmontag zusätzlich frei)
• Jobrad (im Falle eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses)
• Betriebliche Altersvorsorge und Unfallversicherung
• Hochschulsport
• Förderung der Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz und die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung
• Das Arbeitsverhältnis ist zunächst befristet auf zwei Jahre, kann nach Ablauf der Befristung aber verlängert werden

Interessiert?
Dann richte Deine vollständige Bewerbung inklusive Angabe der Gehaltsvorstellung (bitte zusammengefasst in einer PDF-Datei) per E-Mail bis zum 31. Mai 2026 an:

ifs Internationale Filmschule Köln gGmbH
Personalabteilung
Dorien Gundlach
Schanzenstraße 28
51063 Köln

jobs@filmschule.de
www.filmschule.de