99 Prozent sind nicht genug

Wiesloch digitalisiert mit ORBIS alle internen Prozesse

(lifePR) ( Bonn, )
Der Digitalisierungsgrad bei internen Prozessen im PZN Wiesloch beträgt nahezu 100 Prozent. Das schafft die Einrichtung mit ORBIS durch die konsequente Digitalisierung aller Prozesse – bis hin zu psychologischen Tests.

„Unsere Administration arbeitete bereits seit langer Zeit mit einem Abrechnungssystem, als der damalige Klinikleiter 1998 entschied, auch die klinischen Kollegen mit IT auszustatten“, blickt Dr. Gerhard Frömel, Teamleiter Kommunikation und Information im Krankenhaus (KIK) im PZN Wiesloch, zurück. So kam ORBIS von Agfa HealthCare, seinerzeit noch GWI, ins Haus. In den darauffolgenden zwei Jahren haben die Mitarbeiter eine Menge Zeit und Energie investiert und das System zusammen mit dem Anbieter Psychiatrie-tauglich gemacht. „Wir haben viele fachspezifische Formulare und Module entwickelt, so dass dann die Basis dessen entstanden ist, was heute ORBIS Psychiatrie heißt“, so Dr. Frömel.

Im Jahr 2001 hat das PZN Wiesloch dann von einem auf den anderen Tag auf die elektronische Akte inklusive Fieberkurve umgestellt und arbeitet seither klinikweit fast ausschließlich papierlos. Begonnen haben die Kliniker mit der Dokumentation in einer eigenständigen Patientenakte. „Als dann die administrativen Systeme – von der Abrechnung über die Finanzbuchhaltung und das Controlling bis hin zur Materialwirtschaft – neu ausgeschrieben wurden, fiel die Entscheidung wieder auf ORBIS. Zum einen hatten wir bis dato gute Erfahrungen mit System und Anbieter gemacht, zum anderen wollten wir uns Schnittstellen ersparen“, beschreibt der Teamleiter die Wechselphase. „Damit machte die elektronische Patientenakte den Anfang für Agfa HealthCare in unserem Hause.“

Heute ist ORBIS in seiner gesamten Bandbreite im PZN Wiesloch flächendeckend im Einsatz, inklusive des Leistungsstellenmanagements und der Pflegedokumentation. Selbst entwickelte Formulare ergänzen wo erforderlich das System.

Genau diese Tatsache, dass die Kunden selbst recht einfach das System parametrieren, den Standard durch eigene Formulare erweitern und so ihre individuellen Spezialitäten und insbesondere auch Workflows abbilden können, sieht das PZN als eine wesentliche Stärke von ORBIS an. Dr. Frömel – zur Zeit der Einführung als Facharzt für Psychiatrie und Neurologie im PZN tätig – wurde zunächst mit einer halben Stelle als Projektleiter abgestellt. Ganz schnell wurde aus der halben eine volle Stelle und aus der zweijährigen Befristung bis heute 20 Jahre. Das Ganze zeigt, wie ernst es dem PZN mit der Digitalisierung war und noch immer ist.

Intern zu 100 Prozent digital

Mittlerweile ist das KIK-Team auf fünf Personen und 3,5 Stellen gewachsen. „Wir übersetzen die klinischen Anforderungen in ein IT-Konzept mit der anschließenden Umsetzung in ORBIS und dienen so als Schnittstelle“, definiert Medizininformatikerin Beatrice Sell die Aufgaben ihrer Abteilung. Aktiv involviert sind sie in die Weiterentwicklung von ORBIS Psychiatrie im PZN sowie den organisatorisch verbundenen Psychiatrien ZfP Winnenden und Weinsberg. Als Beispiel nennt sie die Umsetzung neuer gesetzlicher Vorgaben oder die Implementierung spezifischer Auswertungen. „Möchte etwa ein Chefarzt die Anzahl der Stürze in einem bestimmten Bereich bezogen auf die Gesamtzahl der behandelten Patienten wissen, erstellen wir ein Konzept, wie Stürze im System in einer strukturierten Form erfasst werden können, damit die klinischen Fragestellungen durch die Auswertung auch tatsächlich beantwortet werden können. Mittlerweile kenne ich den Formulardesigner sehr gut und weiß, was wie mit welchem Aufwand möglich ist“, beschreibt Dr. Frömel den Prozess der Anpassung. Ein aktuelles Beispiel betrifft die Fixierung von Patienten, die innerhalb kürzester Zeit einem Richter gemeldet und von diesem genehmigt werden muss. „Dazu benötigen wir Formulare und gegebenenfalls einen Workflow. Datenübernahmen aus bestehenden Formularen und Kontext abhängige Felder erleichtern den Ärzten die Arbeit. Pflichtfelder sorgen dafür, dass die Weitergabe wesentlicher Informationen nicht vergessen wird“, so der Teamleiter.

Abgesehen von wenigen Papierdokumenten – etwa dem Behandlungsvertrag, einer Schweigepflichtsentbindung oder Vorbefunden –, die eingescannt und vernichtet werden, liegen alle Unterlagen ausschließlich digital vor. Selbst niedergelassene Ärzte, die für das PZN Konsile erbringen, sind als Funktionsstelle an ORBIS angebunden. „Sie bekommen die Anforderungen elektronisch, schalten sich per VPN auf das System und dokumentieren dort ihre Befunde“, so Sell. Auch die vier Außenstellen arbeiten auf der zentralen Datenbank in Wiesloch. „Das ist wichtig, da alle Informationen vorliegen müssen, wenn die Patienten innerhalb der Standorte verlegt oder woanders vorstellig werden“, ergänzt die Medizininformatikerin.

Für die zentrale Datenhaltung sorgt das Enterprise Content-Managementsystem HYDMedia. Dokumentiert wird aber ausschließlich in ORBIS – und zwar von allen an der Behandlung Beteiligten, z.B. von Fachtherapeuten, Ärzten, Psychologen, Pflegekräften und Mitarbeitern des Sozialdienstes. Ein einfaches Beispiel verdeutlicht einen Vorteil der Digitalisierung: Teilweise müssen die Patienten in der großen Einrichtung lange Wege zur Therapie zurücklegen. Die Therapeuten können daher nicht regelmäßig zur Übergabe erscheinen. Im Behandlungsbezug haben aber alle das Recht, in die Akte zu schauen, darin zu dokumentieren, und sind vollständig informiert.

Die schnelle zentrale Anpassbarkeit der Dokumentation in ORBIS spielt auch an anderer Stelle ihre Stärken aus, nämlich bei Überprüfungen der Akten durch den MDK „Das ist ein steter Kampf“, bemerkt Dr. Frömel. „Kann der MDK beispielsweise die Qualifikation eines Mitarbeiters bei der 1:1-Betreuung nicht erkennen, streicht er uns das Zusatzentgelt. Also blenden wir die Berufsgruppe des Users automatisch im bestehenden Formular ein.“ Letztendlich wurden die Bemühungen selbst von den MDK-Ärzten anerkannt , wie der KIK-Leiter sagt: „Bei der letzten großen Überprüfung unserer PsychPV-Einstufungen wurden wir vom MDK ausdrücklich dafür gelobt, wie übersichtlich und gut aufbereitet die Prüfakte ist.“

Hogrefe-Tests direkt in ORBIS

Ein weißer Fleck auf der Landkarte der Digitalisierung von psychiatrischen Einrichtungen sind oftmals psychologische Tests. Der Hogrefe Verlag – einer der führenden europäischen Wissenschaftsverlage in Psychologie, Psychotherapie und Psychiatrie – bietet diese Tests in Papierform oder in einer lokalen PC- oder Netzwerk-Version an, ohne Bezug zur elektronischen Akte.

„Als der Hogrefe Verlag schließlich ein Onlineportal präsentiert hat, bei dem man sich von außen anmelden und Tests ausfüllen konnte, wollte Agfa Healthcare einen Schritt weitergehen und das in ORBIS integrieren“, erläutert Dr. Frömel die für ihn logische Idee. Der Vorteil ist, dass die Psychologen in ORBIS arbeiten können und durch die Übernahme der Ergebnisse die Vollständigkeit der digitalen Akte gewahrt bleibt.

Das Verfahren ist denkbar einfach. Der Patient erhält einen Zugangscode, mit dem er sich bei dem Hogrefe-Portal anmeldet. Nun kann er die angeordneten Tests auf einem PC oder Tablet, unabhängig von einer ORBIS-Anbindung ausführen – die meisten sogar zu Hause. Schummeln ist nicht möglich oder zumindest nachvollziehbar, da das Programm unter anderem Reaktionszeit und -muster aufzeichnet und ein Vor- und Zurückblättern testabhängig einschränkt.

Wie geht ein solcher psychologischer Test nun konkret vonstatten? Der Arzt oder Psychologe stellt die Indikation und bestimmt, welche Tests sein Patient absolvieren soll. Die Beauftragung erfolgt direkt im ORBIS-Formular. Die gesamte Kommunikation zwischen ORBIS und Hogrefe läuft über eine interne Kennnummer, also einen von ORBIS generierten Code, um die Testergebnisse dem Patienten zuordnen zu können. Gemäß den PZN-Systemeinstellungen werden Datenschutz konform lediglich Geschlecht und Alter des Patienten als auswertungsrelevante Daten aus ORBIS übergeben. Im Online-Portal wird ein Auftrag erzeugt und der Patient erhält seine Zugangsdaten via ORBIS. Dann meldet er sich im Hogrefe Online-Portal an und absolviert seinen Test. Der Psychologe sieht in einer Arbeitsliste alle aktuellen Tests und deren Status. Im ORBIS-Formular wird ein im Hogrefe-System generiertes Testergebnis als Textbefund übernommen, der in weitere Dokumenten, beispielsweise den Entlassbericht, übernommen werden kann. Zusätzlich wird der komplette Test mit allen Erstell- und Auswertungsdetails als PDF in das Archivsystem HYDMedia importiert und kann ebenfalls aus dem ORBIS-Formular eingesehen werden.

Aktuell verwendet das PZN zwölf Testverfahren. Die Nutzung der Online-Hogrefe-Testverfahren hat Dank der unkomplizierten und bequemen Bedienung sowie der Integration in ORBIS bereits während der Pilotphase gegenüber den „Papierzeiten“ deutlich zugenommen. Wenn das System länger etabliert ist und wir ggf. zusätzliche Testverfahren aus dem Hogrefe-Online-Angebot freischalten, erwarten wir, dass die Nutzungszahlen weiter deutlich steigen“, schaut Beatrice Sell zuversichtlich in die Zukunft.
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