Montag, 26. Februar 2018


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Jobcenter Zwickau stellt ab dem 5. September auf papierlos um

Zwickau, (lifePR) - Ab dem ersten Montag im September gehören die klassischen Aktenberge im Jobcenter Zwickau der Vergangenheit an. Mit Hilfe der elektronischen Akte (eAkte) werden ab dem 5. September alle neuen Dokumente digitalisiert und computerlesbar gespeichert - mit ihr wird die aufwändige Aktensuche entfallen, Papier eingespart und die Bearbeitungszeiten wesentlich verkürzt.

„Die neue Technik wird uns die sofortige Verfügbarkeit der Akten auf dem Bildschirm und das simultane Arbeiten von mehreren Kollegen an einer Akte ermöglichen“, erläutert Jobcenter-Chefin Michaela Ungethüm die Vorteile für Kunden und die Jobcenter-Mitarbeiter. Die Kunden werden von schnelleren Auskünften, kurzen Wartezeiten und einer insgesamt beschleunigten Bearbeitung profitieren. Warum? Weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist und nicht gerade im Haus unterwegs ist oder erst aus einer Ablage geholt werden muss. Auch die Bearbeitungszeiten sinken, weil es weniger Lauf-, Such- und Transportwege gibt. Die elektronische Akte ist zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft.

Wie kann man sich die elektronische Aktenführung vorstellen? „Eingehende Kundenpost wird gescannt und computerlesbar gespeichert“, erklärt Ungethüm. „Die Dokumente werden dann automatisch der ‚richtigen‘ Akte des Kunden zugeordnet, und die zuständigen Mitarbeiter sehen im elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist.“ Natürlich wird der Einhaltung des Datenschutzes dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen!

Hintergrund

Die elektronische Akte wird von der Bundesagentur für Arbeit (BA) schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen eingesetzt. Bis Jahresende 2015 wurde dieses Verfahren im Hinblick auf seine Praxistauglichkeit für den Bereich der Grundsicherung (SGB II / „Hartz IV“) erfolgreich erprobt. Die elektronische Akte wird bis Mitte 2018 nach und nach in allen 303 Jobcentern eingeführt, die von der BA gemeinsam mit den Kommunen betrieben werden.

Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Es sei denn, Kundinnen und Kunden teilen dem Jobcenter mit, dass sie ihre Unterlagen zurückbekommen möchten. Am besten also nur dann Originale ans Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden.

Die durchschnittliche Akte eines Jobcenter-Kunden umfasst 300 Seiten, oft auch mehr. Bundesweit lagern zurzeit fast 3 Milliarden Blatt Papier in Jobcentern - täglich kommen rund 1,8 Millionen Blatt dazu. Die elektronische Akte hilft dabei, diese Flut einzudämmen und dadurch mittelfristig auch Lagerkapazitäten im Jobcenter zu sparen.

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