Kostenfalle Urlaubsabgeltung bei Ausscheiden zum Ende der Elternzeit

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Wir möchten hiermit auf ein Szenario aufmerksam machen, dass sich für den Arbeitgeber als „Kostenfalle“ erweisen kann, nämlich wenn ein Arbeitnehmer während oder zum Ablauf der Elternzeit ausscheidet.

§ 17 Abs. 3 des Gesetzes zum Elterngeld und zur Elternzeit (BEEG) sieht für diesen Fall vor:

Endet das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit oder wird es im Anschluss an die Elternzeit nicht fortgesetzt, so hat der Arbeitgeber den noch nicht gewährten Urlaub abzugelten.

Nach § 17 Abs. 1 S. 1 BEEG kann der Arbeitgeber den Urlaub für jeden vollen Kalendermonat genommener Elternzeit um 1/12 kürzen. Dies geschieht aber nicht automatisch, vielmehr muss der Arbeitgeber die Kürzung ausdrücklich erklären. Das kann er aber nach neuerer Rechtsprechung nur bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses tun. Es empfiehlt sich, diese Erklärung schriftlich abzugeben und zwar so, dass auch noch nach Jahren nachgewiesen werden kann, dass der Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin die Erklärung erhalten hat.

Die Kürzung kann der Arbeitgeber als generelle Regelung schon im Arbeitsvertrag erklären, was den Vorteil hat, dass der Arbeitnehmer mit seiner Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag den Erhalt der Erklärung bestätigt. Außerdem ist es so für dieses Arbeitsverhältnis für alle kommenden Anwendungsfälle klargestellt und die Erklärung kann nicht mehr vergessen werden. Im Arbeitsvertrag kann die Regelung z.B. lauten:

„Der Erholungsurlaub wird um 1/12 gekürzt für jeden vollen Kalendermonat, für den der Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin im jeweiligen Jahr Elternzeit in Anspruch nimmt“.

Der Arbeitgeber kann die Kürzung des Urlaubs nach § 17 Abs. 1 BEEG aber auch noch später, etwa nach Beantragung von Elternzeit erklären, z.B. so:

„Wir haben am __.__.20__ die Information erhalten, dass Sie Elternzeit nehmen möchten.
Wir gewähren Ihnen hiermit Elternzeit vom __.__.20__ bis zum __.__.20__.
Zugleich kürzen wir Ihren Erholungsurlaub nach § 17 Abs. 1 BEEG für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel.
Dies gilt auch für eine etwaige Verlängerung der Elternzeit und etwaige zukünftige Elternzeiten bei uns.“

Scheidet der Arbeitnehmer /die Arbeitnehmerin während oder zum Ende der Elternzeit aus und erklärt der Arbeitgeber die Kürzung des Urlaubs entsprechend der Dauer der Elternzeit bis zum Ausscheidenstermin nicht, ist die Chance zur Kürzung des Urlaubs endgültig vertan. Die Anzahl der abzugeltenden Urlaubstage summiert dann wie folgt:

- Urlaub aus dem Kalenderjahr, in dem die Elternzeit begann, der vor der Elternzeit nicht genommen werden konnte (vgl. § 17 Abs. 2 BEEG)
+
- Urlaub für den gesamten Zeitraum der Elternzeit bis zum Ausscheiden,
+
- bei Ausscheiden nach dem 30.06. eines Kalenderjahres sogar noch Urlaub für den Rest des Kalenderjahres des Ausscheidens (Umkehrschluss aus § 5 Abs. 1 lit. c BUrlG).

Urlaub aus dem Kalenderjahr, in dem die Elternzeit begann, der vor der Elternzeit nicht genommen werden konnte, verfällt nicht spätestens am 31.03. des Folgejahres, sondern kann – unabhängig von der Dauer der Elternzeit – auch noch in dem Kalenderjahr genommen werden, in dem die Elternzeit endet und sogar noch im Kalenderjahr darauf (vgl. § 17 Abs. 2 BEEG). Der Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin, die vor oder zum Ende der Elternzeit ausscheidet, kann deshalb die Abgeltung dieses Urlaubs verlangen, egal wieviel Zeit inzwischen vergangen ist. Hinzu kommt die Abgeltung von Urlaub, der für die Dauer der Elternzeit entstanden ist, wenn der Arbeitgeber von der Kürzungsmöglichkeit nicht rechtzeitig Gebrauch gemacht hat. Solche Urlaubsabgeltungsansprüche können sich zu ganz erheblichen Beträgen aufsummieren, insbesondere bei längerer Elternzeit oder Geburt weiterer Kinder während der Elternzeit.

Hat der Arbeitgeber die Kürzung des Urlaubs bis zum Ausspruch der Kündigung nicht erklärt, kann er dies während der Kündigungsfrist noch nachholen, aber nicht mehr, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist.
Dies ergibt sich aus dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19.05.2015 zum Az. - 9 AZR 725/13 -:

„Die Regelung in § 17 Satz 1 BEEG, wonach der Arbeitgeber den Erholungsurlaub, der dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin für das Urlaubsjahr zusteht, für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen kann, setzt voraus, dass der Anspruch auf Erholungsurlaub noch besteht. Daran fehlt es, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist und der Arbeitnehmer Anspruch auf Urlaubsabgeltung hat.“ 
 
Handlungsempfehlung:


Arbeitgebern ist deshalb dringend anzuraten,

1. die Klausel „Der Erholungsurlaub wird um 1/12 gekürzt für jeden vollen Kalendermonat, für den der Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin im jeweiligen Jahr Elternzeit in Anspruch nimmt“ in ihre zukünftig abzuschließenden Arbeitsverträge aufzunehmen und

2. allen Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen, die derzeit oder in Zukunft Elternzeit in Anspruch nehmen, umgehend schriftlich - gegen Empfangsbestätigung - zu erklären:

Wir haben am __.__.20__ die Information erhalten, dass Sie Elternzeit nehmen möchten.
Wir gewähren Ihnen hiermit Elternzeit vom __.__.20__ bis __.__.20__.
Zugleich kürzen wir Ihren Erholungsurlaub nach § 17 Abs. 1 BEEG für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel.
Dies gilt auch für eine etwaige Verlängerung der Elternzeit und etwaige zukünftige Elternzeiten bei uns.“

3. Sofern ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin während oder zum Ende der Elternzeit ausscheiden möchte, sollte der Arbeitgeber umgehend prüfen, ob er die Kürzung nach § 17 Abs. 1 BEEG wirksam erklärt hat und den Zugang dieser Erklärung beim Arbeitnehmer / bei der Arbeitnehmerin nachweisen kann. Anderenfalls sollte er dies schnellstmöglich nachholen.
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